15 conseils pour tirer le meilleur parti de Google Contacts

Les carnets d'adresses et les rolodex à l'ancienne se font de plus en plus rares à mesure que le monde se numérise. De plus, les carnets d'adresses numériques ne sont pas des objets que vous devez acheter séparément.

Si vous disposez d'une adresse e-mail avec Google (Gmail), Microsoft (Outlook) ou Apple (iCloud), par exemple, un carnet d'adresses, ou une liste de contacts comme on l'appelle généralement, est également inclus.

Google Contacts est le service que Gmail utilise lorsque vous envoyez des e-mails. Si une personne est saisie ici, vous n'avez pas besoin de saisir manuellement l'adresse e-mail complète, elle apparaîtra lorsque vous commencerez à saisir son nom dans le champ À champ.

Mais Google Contacts ne se contente pas de conserver les adresses e-mail. Vous pouvez également ajouter des éléments tels que des numéros de téléphone, des adresses postales, des codes postaux, des dates de naissance et des lieux de travail. L'avantage est que vous pouvez tout conserver au même endroit et que vous n'avez à le faire qu'une seule fois.

Les données contenues dans la liste de contacts sont utilisées non seulement par Gmail, mais aussi par d'autres services. En d'autres termes, vous pouvez rechercher le domicile d'une personne dans Google Maps et obtenir un rappel de son anniversaire dans Google Agenda. Vous pouvez également envoyer des invitations à des réunions dans Google Meet et partager des documents dans Google Sheets.

Si vous possédez un téléphone Android, il utilisera également les numéros de téléphone de Google Contacts pour passer des appels, et vous pourrez voir qui vous appelle en texte brut.

Étant donné que Google Contacts est très largement utilisé, il est judicieux de s'assurer qu'il est toujours à jour et complet.

Quels sont les risques ?

Votre liste de contacts est précieuse et il est important de la partager avec prudence. Cela est particulièrement vrai pour les applications mobiles qui demandent souvent l'accès à vos contacts.

Bien entendu, vous devez également décider si vous souhaitez donner accès à vos contacts à Google. De nombreuses personnes considèrent cela comme un problème de confidentialité. Comme toujours, il existe un compromis entre simplicité et sécurité, et ici, chaque utilisateur doit choisir comment y parvenir.

Quelles sont les options ?

Dans cet article, je me concentre sur la liste de contacts de Google, mais les services des concurrents fonctionnent à peu près de la même manière.

Par exemple, si vous préférez utiliser l'option de Microsoft, il existe un carnet d'adresses appelé Outlook People. Pour l'utiliser, accédez à www.outlook.com et connectez-vous. Cliquez sur l'icône avec des petits carrés dans le coin supérieur gauche. Cliquez sur le Plus d'applications et sélectionnez Personnes. Vous pouvez également accéder à outlook.live.com/people.

La configuration est similaire à celle que nous décrivons ici pour les services Google.

Commencer

Pour ouvrir votre liste de contacts, accédez à contacts.google.com et connectez-vous. Pour ajouter de nouveaux contacts, appuyez sur Créer un contact > Créer un contact. Remplissez les détails affichés ou sélectionnez Afficher plus.

Afficher et modifier

Cliquez sur le Contacts pour afficher l'intégralité de votre liste de contacts et cliquer sur une personne affichera ses coordonnées. Vous pouvez les modifier via Modifier en haut à droite et vous pouvez également marquer quelqu'un comme favori ou supprimer le contact. Vous pouvez également ajouter une photo de votre contact ici.

Vérifier les interactions

En ouvrant un contact, vous pouvez également voir vos interactions dans la colonne de droite. Vous y verrez par exemple vos derniers e-mails et les fichiers que vous avez partagés. Vous pouvez bien sûr cliquer dessus pour les ouvrir dans Gmail ou Google Drive, par exemple.

Mettez en vedette vos favoris

Les personnes que vous contactez souvent peuvent être marquées d'une étoile. Cela signifie qu'elles apparaissent en haut de différentes listes. Cette fonctionnalité est également appelée Favoris.

Pour ajouter une étoile à une personne, ouvrez sa fiche de contact et cliquez sur l'étoile en haut à droite. Vous pouvez également passer votre souris sur le nom d'une personne pour afficher la même étoile. Cliquez à nouveau pour supprimer l'étoile.

Travail de groupe avec des étiquettes

Pour ceux qui travaillent avec d'autres, il est judicieux de créer des groupes dans la liste de contacts. Un groupe, ou Étiquette comme on l'appelle dans le monde de Google, c'est un ensemble de contacts, et l'intérêt est que vous puissiez interagir avec tous ces contacts en une seule fois. Par exemple, vous pouvez créer un groupe pour le conseil d'administration de l'association et un autre pour vos collègues.

Lorsque vous souhaitez envoyer des e-mails, vous n'avez pas besoin de saisir les adresses une par une. De même, vous pouvez inviter tout le monde à une réunion vidéo ou partager des fichiers.

Vous pouvez ajouter des étiquettes via la « fiche de contact » d'une personne. Appuyez sur le bouton Étiquette > Créer une étiquette ou utiliser un existant déjà affiché dans la liste.

Modification des étiquettes

Toutes vos étiquettes sont affichées sous la rubrique Étiquettes dans le menu de gauche. Cliquez sur une étiquette pour voir quels contacts sont inclus ici. Vous pouvez également poser votre souris sur le nom de l'étiquette pour faire apparaître des icônes permettant de renommer l'étiquette et de la supprimer.

Fusionner

Si vous avez accidentellement saisi deux fois la même personne, il est facile de les fusionner. Sélectionnez les doublons dans la liste de contacts et appuyez sur Fusionner-icône dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également sélectionner Fusionner et réparer dans le menu de gauche pour le faire automatiquement pour toute la liste de contacts.

Si vous disposez d'une liste d'adresses provenant d'une autre application, vous pouvez appuyer sur Importer > Sélectionnez le fichier et localisez la liste. Suivez les instructions pour importer. Vous pouvez également sélectionner Créer un contact > Créer plusieurs contacts pour en ajouter plusieurs à la fois.

Il peut être tentant de supprimer les personnes que vous contactez rarement, mais cette pratique est inutilement radicale. Choisissez plutôt de les masquer. Elles ne seront plus visibles dans la liste de contacts habituelle, mais vous pourrez les faire apparaître à tout moment.

Pour ce faire, appuyez sur les trois points à droite d'un contact et sélectionnez Masquer des contactsPour trouver les contacts masqués, appuyez sur Autres contacts dans le menu de gauche.

Utiliser Android…

Vous obtiendrez la meilleure vue d'ensemble sur votre ordinateur, mais Google Contacts est également disponible sous forme d'application Android. La présentation est sensiblement la même, bien qu'elle soit adaptée à un écran plus petit. Si l'application est manquante, vous pouvez rechercher Google Contacts via le Google Play Store.

… ou iPhone

L'application Google Contacts n'est disponible que pour Android, mais si vous possédez un iPhone ou un iPad, vous pouvez lier votre liste de contacts Google à l'application Apple. Application de contacts. Vous faites cela en ouvrant Paramètres sur votre iPhone/iPad. Ici, vous appuyez sur Mots de passe et comptes > Ajouter un compte > Google. Entrez votre adresse e-mail et votre mot de passe, appuyez sur Bouton Suivant et suivez les instructions.

Utilisez le bon répertoire téléphonique

Certains téléphones portables disposent de leur propre répertoire téléphonique dans lequel les contacts sont stockés localement. Cela signifie qu'ils ne se retrouvent pas dans votre liste de contacts Google et ne sont accessibles nulle part ailleurs. En d'autres termes, lorsqu'on vous demande comment enregistrer vos contacts, assurez-vous de le faire dans votre compte Google.

Augmenter la sécurité

Plus vous travaillez avec différents services Google, plus il devient important de penser à la sécurité. Vous pouvez l'améliorer en activant ce que l'on appelle Vérification en deux étapesVous aurez besoin d'un code envoyé sur votre téléphone portable pour vous connecter.

Activez la fonctionnalité en accédant à myaccount.google.com, connectez-vous et sélectionnez Sécuritéconnectez-vous à Google. Appuyez sur le bouton Vérification en deux étapes et un assistant commencera à vous montrer comment le faire.

Prenez le contrôle de l'automatisation

Votre liste de contacts comprend-elle des personnes que vous n'avez pas ajoutées vous-même ? L'explication est que Google ajoute automatiquement les personnes avec lesquelles vous avez été en contact. Si vous souhaitez éviter cela, voici comment procéder :

Compte Google. Accédez à myaccount.google.com, connectez-vous et sélectionnez Les gens et le partage dans le menu de gauche. Sous la rubrique Contacts tu peux éteindre Coordonnées issues des interactions et Coordonnées de vos appareils.

Gmail. Accédez à www.gmail.com et connectez-vous. Appuyez sur l'icône des paramètres en haut à droite et sélectionnez Voir tous les paramètres > Paramètres généraux. Aller à Créer des contacts pour la saisie semi-automatique et sélectionnez J'ajouterai des contacts moi-même.

Imprimez votre carnet d'adresses

Vous ne vous sentez pas à l'aise avec le simple fait d'avoir votre liste de contacts dans le cloud ? Vous pouvez choisir de l'imprimer sur papier (ou sous forme de fichier PDF).

Ouvrir le Contacts dans le menu de gauche pour afficher votre liste de contacts et appuyez sur Imprimer-bouton dans le coin supérieur droit. Vous pouvez maintenant choisir ce que vous souhaitez imprimer et comment le faire.